Bank

Bank-modulet i Konsolideret visning omfatter de tre sider Opret betalinger, Godkend betalinger og Arkiv. Disse minder meget om standardvisningen og opsætningen, men der er nogle mindre forskelle og forhold, som brugeren skal være opmærksom på ved brug af Konsolideret visning.

Opret betalinger

Siden "Opret betalinger" ligner, ligesom stort set alle andre sider i Konsolideret visning, meget den, man kender fra at arbejde i ét selskab i 2Click. Der er dog nogle vigtige funktioner og indstillinger, der skal være på plads, for at modulet fungerer korrekt:

Virksomhedsfilter

I den almindelige "Opret betalinger"-liste gælder følgende filtre:

• Leverandør

• Fakturanr.

• (Rabatbeløb)

• (Rabatdato)

• Forfaldsdato

• Betalingsdato

• Beløb

• Bankkonto (Husbank)

Når I bruger Konsolideret visning, vil der være et ekstra filter i venstre side af tabellen, der viser, hvilket af selskaberne i Konsolideret visning den enkelte betaling tilhører, kaldet "Virksomhed":

Som markeret med fed i venstre filterkolonne i tabellen, fremgår det, hvilket selskab inden for abonnementet der er tale om, for hver enkelt betaling. Det gør det muligt at holde styr på, hvilket selskab en given handling vedrører, selv når man arbejder i Konsolideret visning.

Husbank

For at oprette en betaling for et af selskaberne i Konsolideret visning skal der være oprettet en husbank for betalingens valgte valuta. Dette gøres i kontoindstillingerne for det pågældende selskab.

Hvis en bankkonto er tildelt en bestemt valuta for et selskab, vil den konto automatisk blive brugt til alle det selskabs betalinger i den valuta. Den valgte husbankkonto vises også i kolonnen længst til højre i betalingstabellen, når der oprettes betalinger i Konsolideret visning.

Sådan indstiller I standardbankkonti for valgte valutaer

Det er muligt at tildele bestemte bankkonti til at gælde for betalinger i bestemte valutaer. Dette gøres ved at gå til kontosiden i Bank-modulet for det ønskede selskab. Herefter skal I gå til bankkontoopsætningen for en af selskabets husbankkonti ved at klikke på "Indstillinger"-knappen for den ønskede konto:

Som vist på billedet til højre ovenfor er der to vigtige indstillinger, for at en bankkonto kan fungere i Konsolideret visning:

• "Standard for valutaer" er dér, hvor I kan tilføje de valutaer, kontoen skal være standard for. Der kan angives flere valutaer i feltet, som kontoen derefter vil være standard for.

• "Standard for ikke specificerede valutaer": Ved at aktivere dette for en konto, vil den automatisk blive brugt til alle betalinger i en valuta, som ingen anden konto er tildelt. Dette gøres ofte for selskabets primære husbankkonto.

De to indstillinger ovenfor er vigtige for opsætningen af bank inden for Konsolideret visning, for at sikre korrekt håndtering af betalinger på tværs af selskaber. Uden en husbank tildelt en bestemt valuta er det ikke muligt at vælge en husbank for en betaling i Konsolideret visning. Årsagen til dette er, at det skal være muligt at oprette betalingsbatches for forskellige selskaber med forskellige konti samtidig.

Bankmandater

Derudover skal den bruger, der skal oprette og godkende betalinger for en given konto, have et bankmandat, der giver adgang til dette. Bankmandater tildeles af en administrator for hver bruger og hver konto under "Bankbrugeropsætning" for den pågældende bruger. Endvidere skal brugeren have "Giv adgang til konto" aktiveret. En fungerende bankbrugeropsætning for en konto ser således ud:

Sådan opretter man en betaling i Konsolideret visningBemærk: Ved brug af Konsolideret visning kan indlæsning af data tage lidt ekstra tid. Systemet henter betalinger og andre data i realtid fra hver enkelt enheds ERP-system, hvilket forlænger indlæsningstiden, når flere enheder er inkluderet. Har I mange enheder, og indlæsningen tager lang tid, kan I overveje indtil videre at fortsætte med at arbejde i enkeltselskabsvisning.

At oprette en betaling i Konsolideret visning fungerer på samme måde som at oprette en betaling for et enkelt selskab i 2Click. Forskellen er, at "betalingsbatches" nu kan oprettes for flere selskaber samtidig, ved brug af forskellige husbanker. Det betyder, at forudsætningerne for at oprette en betaling er:

• En husbankkonto tildelt den valuta, betalingen skal foretages i, i selskabets kontoindstillinger.

• Et bankmandat, der giver adgang til at udføre handlinger for den valgte husbankkonto.

• (Resten af bankkontoopsætningen skal naturligvis også være i orden)

Når en betalingsbatch er oprettet, og I ønsker at bogføre den, vil der komme en forhåndsvisning frem, hvor man kan gennemse betalingskørselen. Bekræftelsesprocessen fungerer på samme måde, som når I arbejder i et enkelt selskab: Når batchen er bekræftet, sendes betalingerne til godkendelse.

Bemærk, at hvis en eller flere af de valgte betalinger ikke kan gennemføres, forbliver de under "Opret betalinger" på fanen "Fejlede". Hvis en batch indeholder både betalinger, der lykkes, og betalinger, der fejler, vil de betalinger, der lykkes, stadig blive bogført og sendt til godkendelse, mens de fejlede betalinger forbliver tilbage, så I kan gennemgå og rette dem.

Håndtering af flere bankkonti og fejlede betalinger

Ved oprettelse af betalinger kan et selskab have flere bankkonti. Systemet understøtter derfor automatisk opdeling af betalinger i separate betalingsbatches pr. bankkonto.

Sådan fungerer det

Når I opretter en større betalingsbatch, gennemgår systemet automatisk alle betalinger og grupperer dem efter, hvilken bankkonto de skal betales fra.

Eksempel:

• Bankkonto A → Batch 1

• Bankkonto B → Batch 2

• Bankkonto C → Batch 3

Systemet forsøger derefter at behandle alle de underliggende batches.

Håndtering af fejl

Hvis en eller flere betalinger ikke kan behandles, stopper systemet ikke hele betalingskørslen.

I stedet sker følgende:

• Gyldige betalinger behandles og sendes videre til godkendelse.

• Fejlede betalinger flyttes til filteret "Fejlede".

Når behandlingen er afsluttet, vises en fejlmeddelelse, der viser, hvilke betalinger der ikke kunne oprettes, og hvorfor.

Visning af fejlede betalinger

Når betalingskørslen er afsluttet, bliver I automatisk sendt til siden med fejlede betalinger.

Under filteret "Fejlede" kan I:

1. Se alle betalinger, der ikke blev behandlet.

2. Klikke på "Udvid" ud for den enkelte betaling.

3. Se den specifikke fejlmeddelelse, der forklarer årsagen til fejlen.

Dette gør det muligt at rette fejlen og forsøge igen med den pågældende betaling, uden at de øvrige betalinger skal oprettes på ny.

Systemet sikrer, at betalinger på forskellige bankkonti håndteres i separate batches, og at fejl i enkelte betalinger ikke forhindrer, at de resterende betalinger bliver behandlet.

Godkendelse af betalinger i Konsolideret visning

Godkendelsesprocessen er forholdsvis enkel i Konsolideret visning. Ligesom ved oprettelse af betalinger er der mindre forskelle og forhold at være opmærksom på, når man arbejder på tværs af flere enheder i én visning frem for i et enkelt selskab.

Virksomhedsfilter

I den almindelige "Godkend betalinger"-liste gælder følgende filtre:

• Leverandører

• Beløb

• Betalinger (antal)

• Ændringsdato

Når man bruger Konsolideret visning, vil der være et ekstra filter i starten af tabellen, der viser, hvilket af selskaberne i Konsolideret visning den enkelte betaling tilhører, kaldet "Virksomhed":

Som markeret med fed i venstre filterkolonne i tabellen, fremgår det, hvilken enhed inden for abonnementet der er tale om, for hver enkelt betaling. Det gør det muligt at holde styr på, hvilket selskab en given handling vedrører, selv når man arbejder i Konsolideret visning.

Bankmandater

For at kunne godkende betalinger for en given konto skal brugeren have et bankmandat, der giver adgang til dette. Bankmandater tildeles af en administrator for hver bruger og hver konto under "Bankbrugeropsætning" for den pågældende bruger. Derudover skal brugeren have "Giv adgang til konto" aktiveret. En fungerende bankbrugeropsætning for en konto ser således ud:

Sådan godkender I en betaling i Konsolideret visning

Når opsætningen er på plads, fungerer godkendelsesprocessen på samme måde, uanset om I godkender i Konsolideret visning eller enkeltselskabsvisning. Der kan kun gennemføres godkendelse af én betalingsbatch ad gangen, hvilket naturligvis kun vedrører ét selskab ad gangen.

Vælg den betaling, I vil godkende, i listen, tryk på den grønne knap, indtast jeres PIN-kode, og bekræft via OTP, hvorefter betalingsbatchen godkendes og sendes til jeres bank.

Arkiv

Bankarkivet viser alle bogførte og gennemførte betalinger. Den eneste forskel ved brug af arkivet i Konsolideret visning er, at I kan se betalingsarkivet for alle jeres selskaber på samme tid.

Hver betaling er markeret med det selskab, den blev gennemført i, vist i kolonnen i venstre side. For en mere detaljeret gennemgang af standardsiden (uden Konsolideret visning), se ARKIV.