OCR-skabelon¶
Når en faktura kommer ind, aflæses den automatisk med OCR, der finder den mest sandsynlige værdi til hvert felt. Har systemet endnu ingen instruktioner for den leverandør, vælger det, hvad det vurderer er bedst.
En OCR-skabelon lærer det op. Når den er sat op, aflæses leverandørens fremtidige fakturaer på samme måde, og det er dét, der gør aflæsningen pålidelig frem for blot sandsynlig.
Sådan genkendes en leverandør¶
En skabelon knyttes til en faktura ud fra en eller flere af:
- CVR-nummer
- IBAN
- Kontonummer
- Kreditornummer, ved FIK-betalinger
- En kombination af andre fakturaspecifikke oplysninger
Skabeloner dannes automatisk ud fra disse. Så længe én af dem findes på fakturaen, er nøjagtigheden høj. Findes ingen af dem, kan systemet have svært ved at knytte fakturaen til dens leverandør.
Øverst på skærmen vises et skabelon-ID, så du kan bekræfte, at den skabelon, du redigerer, er den, du tror.
OCR-identifikation og OCR-rute¶
Det er to forskellige ting, og det er værd at holde dem adskilt:
OCR-identifikation hjælper systemet med at afgøre, hvilken leverandør en faktura tilhører. Har leverandørens faktura ingen tydelig identifikation som CVR-nummer eller IBAN, kan du angive en alternativ værdi — et kundenummer eller et unikt nøgleord — så fremtidige fakturaer stadig matcher.
OCR-rute forbinder skabelonen med leverandørens opsætning under Varekontering. Er ruten angivet i skabelonen og matcher en regel i varekonteringen, anvendes den rigtige bogføringsopsætning automatisk, når fakturaen behandles.
Kort sagt: identifikationen finder leverandøren, ruten anvender konteringen.
Sæt et felt op¶
Åbn en faktura fra leverandøren, og vælg Rediger OCR-skabelon. Skabelonen er delt i Faktura-oplysninger og Betalingsoplysninger.
Hvert felt kan sættes op på fem måder:
| Valg | Hvornår du bruger det |
|---|---|
| [Standardværdi] | Systemets eget forslag — den værdi, det er mest sikkert på. |
| OCR-værdier | Alle de værdier, OCR fandt i dokumentet. Vælg fra listen, når den rigtige er der. |
| [Fast værdi] | En værdi, der altid er den samme på leverandørens fakturaer, uanset hvad dokumentet siger. |
| [Blank] | Lad feltet stå tomt. |
| [Markér værdi] | OCR fandt ikke værdien. Markér det område på fakturaen, den skal læses fra. |
Vælg både den rigtige værdi og den rigtige mærkat¶
Værdier kommer med mærkater, og kombinationen betyder noget. Vælger du et CVR-nummer, kan du se:
12345678 [Org.nr.]DK12345678 [Momsnr.]
DK12345678 [Momsnr.] er som regel det bedste valg: det angiver nummerets type og er utvetydigt.
Bruger du [Markér værdi], kan du desuden markere en reference-tekst — den faste tekst ved siden af værdien, fx "Fakturanr." — som gør aflæsningen robust, når værdien flytter sig.
Markering afhænger af et stabilt layout
Ligger det markerede område ikke samme sted på leverandørens senere fakturaer, aflæses værdien ikke korrekt næste gang. Vælg hellere en værdi fra OCR-listen, hvis en passer.
Gemmer du med felter, der ikke er færdigt sat op, får du besked om det.
Oplær en skabelon¶
- Send en faktura ind fra leverandøren, med mindst én genkendelsesparameter.
- Gå til Købsfakturaer → Modtagne fakturaer, og vælg den.
- Åbn skabelonen med tandhjuls-knappen eller Rediger OCR-skabelon.
- Sæt hvert felt op med de fem valg ovenfor.
- Gem.
Aflæs igen¶
Opdater OCR-aflæsning kører aflæsningen igen på den åbne faktura med den gemte skabelon.
Er der andre fakturaer, der matcher samme skabelon, bliver du spurgt, om de også skal aflæses igen. Vælger du Genindlæs fakturaer, sættes de i kø.
Nulstil¶
Nulstil OCR-skabelon fjerner opsætningen for leverandøren, og aflæsningen starter forfra. Det kan ikke fortrydes.
AI-aflæsning¶
Er det slået til for selskabet, kan fakturadetaljer og fakturalinjer aflæses med AI i stedet for en fast skabelon. De to indstillinger hedder Tillad AI til aflæsning af fakturadetaljer og Aktivér AI-baseret linjeaflæsning, og de kan overstyres pr. leverandør under Leverandøropsætning.